Memahami Apa Itu EDI! Sebuah Konsep Integrasi Sistem Terbaik!

Tenaga kerja tahun 80-an harus mengingat salah satu frasa trendi dari kantor tanpa kertas saat itu. Ketika komputer dengan tampilan video mulai bermunculan di kantor, orang-orang dengan penuh semangat menggunakan dokumentasi digital untuk menghemat waktu, uang, dan ruang. Banyak cara baru dalam komunikasi elektronik bermunculan.

Diantaranya adalah EDI. Electronic Data Interchange melewati tugas pertukaran dokumen perusahaan dari manusia ke mesin. Ketat, universal, dan rawan kesalahan, EDI diperkenalkan di sektor transportasi untuk kemudian diadopsi di semua industri yang berurusan dengan ratusan dokumen dan kuitansi.

Oke, jadi apa sih EDI itu? Mari kita simak bersama di artikel berikut ini.

Apa Itu EDI dan Cara Kerjanya?

Electronic Data Interchange atau EDI adalah metode pertukaran pesan digital yang diformat secara ketat antar komputer. Ini sering disebut "satu langkah di depan kertas." Ya, di era unlocking smartphone dengan wajah kita, kita masih menggunakan teknologi yang dianggap sebagai inovasi 30 tahun lalu. Namun, itu masih jauh dari tergantikan. EDI sangat nyaman dan universal sehingga sistem EDI wajib di sebagian besar organisasi perawatan kesehatan, universitas, merek ritel, dan organisasi konstruksi di AS.

Misalnya, kita memiliki bisnis logistik. Anda perlu memberi klien anda perusahaan pengiriman serta status pengiriman mereka. Dokumen ini biasanya mencakup alamat asal kargo, tujuannya, perkiraan tanggal dan waktu pengiriman, dan bukti pengiriman dengan info tempat pengiriman dan siapa yang menandatangani untuk pengiriman. Informasi lain, seperti berat, dimensi, dan kuantitas paket, mungkin juga berlaku.

Secara konvensional, Anda akan mengirimi mereka dokumen melalui email (atau bahkan snail mail) yang kemungkinan akan terlihat berbeda dari dokumen yang sama dari perusahaan logistik lain. Seseorang harus memeriksa surat mereka, membuka dan mengkonfirmasi bahwa datanya benar, dan kemudian mentransfer semua data secara manual ke sistem back office. Dengan EDI, semua ini dilakukan secara otomatis dan beroperasi di background.

Perangkat Lunak Untuk EDI

Kecuali jika Anda hanya menggunakan EDI karena partner Anda memerlukannya dan lebih suka tetap setia pada spreadsheet konvensional, kemungkinan besar Anda memerlukan perangkat lunak EDI yang akan bertanggung jawab untuk transisi data yang lancar dan otomatis. Anda dapat menggunakan solusi cloud atau lokal. Perbedaannya terletak pada upaya TI yang siap Anda berikan dan masalah skalabilitas. Dengan alat cloud akan tumbuh secara otomatis bersama Anda, sementara Anda harus mendukung volume yang lebih besar dengan perangkat keras dan peningkatan upaya pemeliharaan.

Perangkat lunak EDI khas terdiri dari:

• Translation Software
• Mapping Software
• Integration With Communication Software

Berikut adalah dua hal utama yang perlu Anda ketahui saat mencari perangkat lunak EDI:

Integrasi dengan perangkat lunak internal Anda. 

Pastikan data EDI dapat diakses langsung dari ERP atau perangkat lunak manajemen logistik Anda. Beberapa sistem ERP seperti SAP atau Infor sudah memiliki fungsionalitas EDI yang siap pakai, beberapa (seperti Epicor) menyediakannya sesuai permintaan. Tetapi dalam kebanyakan kasus, Anda harus mengintegrasikan terjemahan terpisah dan perangkat lunak EDI Anda sendiri dan penyedia harus memiliki kemungkinan seperti itu. Jika tidak ada integrasi yang mulus dan Anda masih harus mengakses EDI secara manual dimana anda akan kehilangan sedikit otomatisasi yang diinginkan.

Mendukung komunikasi yang berbeda. 

Ada banyak protokol untuk mentransfer data EDI yang mungkin diperlukan oleh mitra dagang Anda. Anda seharusnya dapat mengakses sebagian besar dari mereka tanpa integrasi tambahan. Ini termasuk VAN, AS2, FTP, SFTP, FTPS, OFTS, dll. Kami akan menjelaskan perbedaannya lebih lanjut.

Bagaimana Cara Mengimplementasikan EDI?

1. Menyusun Tim EDI

Sama seperti setiap perubahan struktural dalam suatu organisasi, memperkenalkan EDI memerlukan kontrol dan tanggung jawab bersama. Tetapkan posisi anggota staf terpilih untuk mengelola implementasi EDI dari sisi TI, memulai pelatihan karyawan, dll.

2. Menganalisis Prosedur Saat Ini

Lihatlah bagaimana mitra Anda mengelola EDI, protokol apa yang mereka gunakan. Identifikasi bagaimana orang-orang di perusahaan Anda saat ini mengelola dokumen untuk menyiapkan alur kerja baru bagi mereka.

3. Membuat Solusi Keperluan Untuk Perangkat EDI

Tentukan ukuran infrastruktur EDI Anda di masa mendatang, jumlah koneksi dan jenisnya, kesiapan Anda untuk mengalokasikan sumber daya TI, dan jumlah penyesuaian dan integrasi yang diperlukan sistem Anda.

4. Memilih Model Komunikasi

Apakah Anda berencana untuk terhubung secara langsung, menggunakan VAN, AS2, atau pendekatan hybrid? Pilih penyedia komunikasi yang sesuai.

5. Memilih Software EDI Yang Berdasar Dengan Keperluan Anda

Periksa apakah sistem ERP Anda sudah memiliki EDI terintegrasi dan apakah penyedia mendukung penambahan fungsionalitas EDI sesuai permintaan. Jika demikian, pelajari protokol apa yang didukung perangkat lunak Anda dan periksa apakah Anda kekurangan protokol yang dibutuhkan mitra Anda.

6. Memulai Mapping EDI

Gunakan perangkat lunak pemetaan EDI untuk mengonfigurasi jalur yang dilalui semua file. Pertimbangkan untuk menyewa spesialis pemetaan data untuk membuat tautan yang benar dan menghindari kesalahan di masa mendatang.

7. Test Sistem EDI

Pilih sekelompok kecil mitra untuk menguji pengalaman EDI pertama Anda. Konfirmasikan bahwa data telah ditransfer dengan aman dan dipetakan dengan benar. Apakah itu menangani lalu lintas? Apa pengalaman karyawan Anda dengan alur kerja baru?

8. Mengenalkan EDI Kepada Partner

Pantau bagaimana kinerja sistem dan kumpulkan umpan balik dari karyawan dan mitra. Perlahan-lahan integrasikan lebih banyak fungsi dan jenis komunikasi. Membentuk tim ahli untuk memelihara dan mengembangkan program.

image sources from getty

content sources from altexsoft